Was ist eine Transaktionsmatrix?

Einführung: Neue gesetzliche Anforderungen ab 2025

Ab dem 1. Januar 2025 verschärft sich die Gesetzeslage in Deutschland rund um die Verrechnungspreisdokumentation (§ 90 Abs. 3 AO). Unternehmen, die Geschäfte mit verbundenen Unternehmen im In- oder Ausland tätigen (Intercompany-Transaktionen), müssen künftig eine sogenannte Transaktionsmatrix erstellen – und zwar fristgerecht, standardisiert und prüfungssicher.

Für viele Unternehmen bedeutet das eine deutliche Veränderung in der Dokumentations- und Reportingpraxis – und vor allem: Handlungsbedarf.

Was ist eine Transaktionsmatrix?

Eine Transaktionsmatrix ist eine strukturierte Übersicht über sämtliche geschäftlichen Transaktionen zwischen verbundenen Unternehmen innerhalb eines Konzerns. Sie beantwortet im Kern drei Fragen:

1. Wer hat mit wem gehandelt?

2. Welche Art von Transaktion wurde durchgeführt (z. B. Warenverkauf, Dienstleistung, Lizenzvergabe)?

3. In welcher Höhe fand die Transaktion statt?

In Tabellenform dargestellt ergibt sich eine Matrix mit den Konzerngesellschaften als Zeilen und Spalten, ergänzt um Transaktionstypen, Beträge, Zeiträume und ggf. Buchungskreise oder Währungen.

Warum wird sie gesetzlich relevant?

Laut § 90 AO müssen steuerpflichtige Unternehmen alle erforderlichen Unterlagen vorlegen, um ihre Verrechnungspreise gegenüber dem Finanzamt zu belegen. Die neue Gesetzesänderung schreibt nun konkret vor:

Unternehmen müssen innerhalb von 30 Tagen nach Aufforderung durch die Finanzverwaltung eine vollständige Transaktionsmatrix vorlegen – ohne weitere Nachfrist.

Wird diese Frist nicht eingehalten oder die Matrix ist fehlerhaft oder unvollständig, drohen:

• Schätzungen der Besteuerungsgrundlagen

• Zuschläge nach § 162 AO

• Verzögerungsgeld bis zu 250.000 €

Was sind die typischen Herausforderungen?

Viele Unternehmen stehen vor denselben Problemen:

• Keine zentrale Erfassung von Intercompany-Transaktionen

• Inkonsistente Buchungen zwischen Gesellschaften (fehlende Spiegelbuchung)

• Technische Hürden bei der Datenextraktion aus ERP- und Buchhaltungssystemen

• Zeitmangel, um manuell eine revisionssichere Matrix zu erstellen

Kurz: Die Daten sind meist vorhanden – aber nicht strukturiert oder auswertbar.

Wie lässt sich die Transaktionsmatrix effizient erstellen?

Die Lösung liegt in einer Kombination aus:

1. Automatisierter Datenanalyse – z. B. mit Tools wie Power BI, DATEV Analytics oder maßgeschneiderten Auswertungen aus dem ERP-System

2. Fachlicher Unterstützung durch Steuerberater und Transfer Pricing Experten

3. Klaren internen Prozessen, um IC-Daten dauerhaft strukturiert zu erfassen und zu dokumentieren

Ein gutes Setup erkennt Unstimmigkeiten automatisch, dokumentiert alle Transaktionen nachvollziehbar und stellt sicher, dass im Fall einer Prüfung alle Anforderungen erfüllt sind – fristgerecht und prüfungssicher.

Fazit

Die Transaktionsmatrix wird ab 2025 zum zentralen Dokument im Bereich der Verrechnungspreise. Wer heute beginnt, seine Systeme und Prozesse vorzubereiten, ist klar im Vorteil – nicht nur gegenüber dem Finanzamt, sondern auch im Sinne einer sauberen, steueroptimierten Konzernstruktur.

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